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CONHEÇA AS ETAPAS DE UM PROJETO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Trabalhar com documentos em papel pode ser mais custoso do que sua empresa imagina. Problemas de administração, compartilhamento e armazenamento de documentos são muito comuns. Os funcionários perdem um tempo precioso procurando e arquivando papéis de contratos, processos jurídicos, documentos de RH, notas fiscais e muitos outros que fazem parte do cotidiano de negócios. Uma solução para isso é um projeto de digitalização de documentos. 

A digitalização de documentospermite que uma empresa compartilhe em sua rede todos os documentos que precisa para conduzir atividades cotidianas. Organizados em um sistema GED (gerenciamento eletrônico de documentos), os arquivos digitalizados podem ser encontrados rapidamente por qualquer funcionário na tela de um computador, aumentando a produtividade e a eficiência; graças ao projeto de digitalização de documentos.

Quais as etapas de um projeto de digitalização de documentos?

Quando uma empresa contrata a digitalização de documentosda Rede Imagem, ela deve se preparar para nosso projeto de digitalização de documentos, um processo de 6 passos.

1ª Etapa do Projeto: Preparação

Se inicia com a preparação dos documento, isto inclui desde a remoção de grampos, desmontar pastas, recuperação páginas rasgadas até a separação dos documentos por lotes.

2ª Etapa do Projeto: Digitalização

Seguindo o projeto de digitalização de documentos, temos a digitalização propriamente dita. Utilizando scanners de alta-resolução e rápidos, os documentos se transformam página por página em arquivos eletrônicos.

3ª Etapa do Projeto: Indexação

Concluída a etapa de digitalização, acontece a indexação destes arquivos; este é o momento em que, junto ao cliente, os especialistas em gestão da informação da Rede Imagem criam índices e agrupam os documentos em um sistema lógico e de fácil encontrabilidade. 

4ª Etapa do Projeto: Controle de Qualidade

O próximo passo é o controle de qualidade, em que cada item digitalizado é analisado, considerando principalmente a sua legibilidade.

5ª Etapa do Projeto: Salvar nos servidores

Nesta etapa, já quase no fim do projeto de digitalização de documentos, é realizado um dos passos que precisa de bastante cuidado: os documentos são gravados nos servidores da empresa.

6ª Etapa do Projeto: Controle de Acesso

Por fim, mais uma vez em parceria com o cliente, a Rede Imagem auxilia na distribuição de senhas e no controle de acesso ao sistema implantado.

Especialista em Projeto de Digitalização de Documentos

Se sua empresa tem dúvidas sobre como acontece um projeto de digitalização de documentos ou de como ela pode contribuir no dia a dia dela, consulte a Rede Imagem. Nossa companhia atua há mais de 20 anos no mercado, com inúmeros cases de sucesso e milhares de documentos digitalizados. Consulte-nos! 

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