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GESTÃO DE DOCUMENTOS É MAIS EFICIENTE COM ARQUIVOS EM FORMATO ELETRÔNICO

A gestão de documentos busca a melhor solução para organizar os arquivos dentro das empresas. Com a digitalização de documentos, todo o material é informatizado, garantindo a qualidade e a validade do documento, além de facilitar a busca por informação, o rápido compartilhamento de arquivos entre usuários e ainda a atualização e exclusão imediata de papeladas antigas ou desnecessárias.

Assim, a gestão de documentos é mais fácil e torna possível ganhar tempo, economizar dinheiro e ainda melhorar a qualidade de trabalho da equipe. Dependendo do ramo de atuação da empresa até mesmo o atendimento aos clientes será mais ágil e eficiente.

Rede Imagem, especialista na gestão de documentos

A empresa pode optar por contratar uma empresa especializada em gestão de documentos e digitalização para implantar e dar consultoria, eu então, criar um departamento próprio para isso. A terceirização, na maioria das vezes é mais vantajosa, pois não exige investimento em equipamentos e em profissionais qualificados para realizar os procedimentos.

Classificação dentro da Gestão de Documentos

A gestão de documentos permite a classificação dos arquivos digitalizados por datas, títulos documentais, nomes de cliente, número ou qualquer ordenação em sequência lógica. Tudo o que é papel se torna arquivo digital: fotos, documentos, atas, relatórios, tudo pode ser digitalizado e salvo em arquivos renomeados e classificados

Planejamento em Gestão de Documentos

O primeiro passo é o planejamento da gestão de documentos, que deve ser elaborado com base nas necessidades, dificuldades e exigências e cada cliente. Depois todo material é escaneado em equipamentos de última geração, tratado e arquivado por título. O arquivo pode ser acessado pela rede ou pela internet e deve possuir senha e login de acesso para preservar bem a confidencialidade de cada documento.

Vantagens da gestão de documentos digitalizados:

1. Mais espaço físico liberado;
2. Organização adequada;
3. Arquivo padronizado;
4. Comodidade para pesquisas e agilidade nas buscas;
5. Sigilo, segurança e preservação dos documentos;
6. Menos gasto com a administração e manutenção do acervo;
7. Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.

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