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PARA UMA GESTÃO DOCUMENTAL EFICIENTE O PRIMEIRO PASSO É A DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Manter um arquivo organizado pode ser missão complicada quando a quantidade de documentos impressos atinge um grande volume. O risco que as empresas correm de perder documentos é tão alto, que se torna imprescindível optar por um sistema de gestão documental eletrônico.

A gestão documental é importante para todas as áreas

Sistemas de gestão documental podem ser aplicados em várias áreas distintas, desde a administrativa, financeira, jurídica, recursos humano, marketing, qualidade, desenvolvimento e até produção. O principal objetivo deste processo é manter seguros e organizados documentos como contratos, procedimentos, fichas, relatórios, normas, comprovantes financeiros, pesquisas, entre diversos outros arquivos.

Vantagens da gestão documental

Optar pela gestão documental é organizar, arquivar e consultar os documentos de uma forma mais rápida. Por estarem em formato eletrônico é muito mais simples compartilhar este tipo de arquivo entre os funcionários, fornecedores e até mesmo clientes.

Outra vantagem da gestão documental é a possibilidade de integração com outras soluções como email e sistemas online. Além disso é possível classificar tudo por nome, data, tipo, cliente, entre outras categorias, que vão facilitar na hora de localizar o material por meio de uma ferramenta de busca.

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