CASES DE SUCESSO

Conheça os cases de sucesso em digitalização de documentos da Rede Imagem e saiba como ajudamos outras empresas a melhorar seus processos produtivos com a gestão de informação.

Liquid e Digitalização:

Gerenciamento eletrônico de documentos para a Unimed Porto Alegre e Unimed Nordeste

A Unimed Porto Alegre administra hoje cerca de 550 mil vidas e a Unimed Nordeste (região da serra gaúcha) cerca de 300 mil contratos. Ambas possuem uma dinâmica de intensa documentação  arquivada e, principalmente, sendo consultada,  pela atividade de gestão de plano de saúde.

A dinâmica de trabalho das Unimeds envolve intensa consulta de atas da direção, procura por documentos de prestadores e cooperados. Importante destacar que prestadores são empresas que prestam serviços às Unimeds. Hospitais, laboratórios, clínicas médicas, entre tantos outros. As Unimeds Porto Alegre e Nordeste são as duas maiores do RS.

A organização de arquivos e documentos em arquivos digitais, os chamados armários digitais, permitiram a guarda e, principalmente a consulta, em grupos distintos de estrutura. O sistema permitiu também a restrição ao grupo de interesse e manteve os acessos monitorados por rotinas de controle absolutamente seguras, o que vem sendo a chave do sucesso deste trabalho.

Na Unimed Porto Alegre, o início dos trabalhos se projetou pela necessidade simples de consulta precisa às atas da direção. Foi um trabalho que demandou a digitalização de todas elas. Um trabalho de OCR (tradução do texto em formato de ampla consulta) foi desenvolvido para obter-se 100% da busca de texto. A busca pelo número da ata, data da reunião é também facilmente disponibilizada. Em função do volume reduzido de documentos, o trabalho demandou apenas 30 dias. O resultado, contudo, foi fantástico. A otimização da pesquisa por TODAS as palavras da ata foi espetacular segundo as usuárias do sistema.

Ainda em Porto Alegre, foram digitalizadas as pastas de cooperados e de prestadores, iniciando um trabalho onde a consulta passa a ser no arquivo digital Liquid (sistema de gerenciamento eletrônico de documentos da Rede Imagem) e não mais no arquivo físico, liberando área numa estrutura que requer mais espaço. O arquivo físico foi retirado de circulação e uma rotina de digitalização pelo próprio usuário foi implementada, em substituição à busca no armário, na gaveta, na pasta.

A digitalização de documentos e de todo o material da Unimed foi proporcionada pelo bureau da Rede Imagem. Foram cerca de 850 mil imagens de documentos alinhadas no servidor de dados da Unimed Porto Alegre, com seus índices e campos de busca organizados em uma estrutura de banco de dados  SQL Server.

Na Unimed Nordeste, o trabalho iniciou-se pela conversão de uma base de contratos juridicos, digitalizados em uma base de imagens. A disponibilização do mesmo acervo em um armário digital Liquid foi fundamental para o sucesso da operação. Logo após a conversão das imagens dos contratos jurídicos foi a vez dos contratos de beneficiários, cerca de 300 mil contratos. Aí sim o resultado já foi observado diretamente junto ao cliente.

O SAC, Serviço de Atendimento ao Cliente, passou a dar informação baseado na visualização do contrato original, assinado. “Eles adoraram...”, observou uma atendente do SAC,  “e nós também...”. Assim, a implementação do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos Liquid nas Unimeds foi um trabalho que repercutiu diretamente na qualidade do atendimento.  Postos distantes, em outras cidades, como Flores da Cunha, Carlos Barbosa, passaram a utilizar-se deste benefício também, economizando tempo, gastos com telefone, transporte etc.

Na prestação de contas também se sentiu outra vantagem,  inicialmente pelo prestador Hospital Saúde. Toda a documentação relativa à prestação de contas deste para com a Unimed passava pelo processo de digitalização, agilizando o processo de faturamento e verificação dos ajustes de contas por este hospital.  Em seguida, o Hospital Pompéia, Hospital Medianeira, entre outros prestadores, terão também disponibilizadas as contas em formato digitalizado.  Foi uma revolução no novo processo de faturamento.

A integração deste Liquid com as aplicações nativas e proprietárias da Unimed foi outro diferencial. O Sistema foi ajustado perfeitamente a uma fácil integração, possibilitando que os colaboradores da Unimed possam consultar os documentos digitalizados através de um simples clique, em um botão nas suas próprias aplicações, sem precisar alterar as rotinas de trabalho existentes, o que simplificou a aceitação da solução.

CPC Concursos

O CPC, Curso Preparatório para Concursos, de Porto Alegre, fez a digitalização de aproximadamente 100 mil fichas de matrículas de alunos no Bureau de Digitalização da Rede Imagem Tecnologias. O projeto tinha como principal objetivo a recuperação das fichas, outrora em papel e agora digitalizadas, de maneira mais ágil e eficaz. Toda a vida de um aluno do CPC, como cursos realizados, aprovações em determinados concursos públicos, período de tempo do curso, consta naquela ficha, que traz ainda, informações administrativas de extrema importância.

Todas essas informações, agora após o processo de digitalização, hoje podem ser consultadas de maneira mais eficiente e ágil, sem gerar o inconveniente da espera, seja para o aluno ou para a própria secretaria do curso.

Fundaplub

A Fundação de Previdência da APLUB -  Fundaplub - digitalizou, no Bureau de Digitalização da Rede Imagem Tecnologias, em Porto Alegre, cerca de 100 mil documentos. Estes documentos eram processos jurídicos que já não encontravam espaço físico nas instalações da Fundação. A quantidade de clipes e grampos encontrados nos documentos era tão grande, que foi necessário uma higienização nos processos.

Em um mês foi realizada toda a digitalização dos processos da Fundaplub, o que possibilitou o descarte de todo o material, desocupando um espaço valioso dentro da estrutura da instituição.

Fundação Corsan

A Fundação de Previdência dos Funcionários da Corsan, localizada no Centro de Porto Alegre, conta hoje com toda a sua estrutura administrativa digitalizada e guardada dentro do Liquid, que funciona como um armário digital para toda a documentação de dia a dia da Fundação.

Um dos clientes mais antigos do GED Liquid, o projeto que começou apenas para a digitalização de fichas de ex-funcionários da Corsan acabou por deixar toda a estrutura de documentação da Funcorsan digitalizada, trazendo tecnologia, segurança e eficiência à base de dados da instituição.

Bordas Advogados

A digitalização de um grande volume de fichas financeiras e contracheques, documentos essenciais para fundamentar cálculos de ações trabalhistas, especialidade da Bordas Advogados, incrementou a velocidade, organização de arquivos e dinâmica do trabalho do escritório, trazendo também resultados econômicos significativos nos últimos três anos. Estes resultados foram conquistados por meio de um sistema GED, o Liquid, implantada na empresa  pela Rede Imagem, e que vem em constante desenvolvimento, para atender suas crescentes demandas.

A Bordas Advocacia foi o primeiro escritório de advogados a ser atendido pela Rede Imagem, que é hoje responsável pela implantação de soluções digitais semelhantes em outras cinco bancas jurídicas.

Antes do processo de digitalização de documentos e guarda digital, os funcionários da Bordas precisavam empenhar tempo significativo em pesquisas diárias para a localização dos documentos em um arquivo físico. Eram, ainda, necessárias cópias de várias peças dos processos, hoje totalmente digitalizadas, representando uma economia de papel e também em impressões. Até mesmo o espaço físico do escritório foi otimizado, já que se tornou dispensável o arquivamento de cópias de todos os documentos. Hoje apenas os originais são mantidos, evitando o acúmulo de papéis.

Mas o grande avanço com a chegada do Liquid ao escritório pode ser percebido na rotina de trabalho dos peritos – especialistas responsáveis pelos cálculos, baseados nesses documentos (contracheques e fichas financeiras), para os processos judiciais. Essas pessoas, que antes necessitavam de toda uma estrutura para desenvolver suas tarefas, com deslocamento até a sede da Bordas, acessam a documentação via internet e elaboram os cálculos à distância, incrementando não apenas a velocidade e os resultados desse trabalho, como também trazendo economia ao escritório.

Atualmente, toda a organização é digital. Desde a pasta do cliente, com os respectivos contratos entre o escritório e estes, até todas as peças em trabalho pelo escritório.

Há também a questão dos emails. Todo o email importante no processo do cliente não fica mais guardado em uma caixa de email do colaborador. Emails importantes são também guardados na mesma pasta, gerenciados também pelo GED Liquid.

Sport Club Internacional

Na busca constante pela modernização e agilidade no acesso a um vasto acervo de documentos, o Sport Clube Internacional adotou, em abril de 2008, uma solução em GED desenvolvida pela Rede Imagem Tecnologias.

Em um primeiro momento o Internacional começou o projeto de digitalização para resolver um problema com os documentos físicos, pois toda a vez que o clube passava por uma inspeção da ISO, o colaborador não podia ter a última norma na gaveta sem ter a penúltima, se assim fosse a instituição não ganharia a certificação. Resolveram o problema com a aquisição do Liquid. Agora toda a vez que são inspecionados, os colaboradores têm dentro do Liquid a certeza de possuir todas as normas dentro da solução.

Conclusão: sempre que o INTER passa hoje por uma inspeção, ele é certificado, graças à utilização do nosso software.

Uma semana depois da contratação do GED Liquid versão Client/Server, o cliente contatou a Rede Imagem para ampliar o uso da solução fazendo uso também do módulo Web. Assim, além da praticidade de recuperar a informação digitalizada de forma instantânea dentro do clube, os colaboradores começaram a acessar os documentos digitalizados e colocados dentro do Liquid de forma remota por meio do Liquid Web.

Em fevereiro de 2009 o Inter gerou uma nova demanda para Rede Imagem, dessa vez a solicitação do cliente foi para um serviço de digitalização de 2.200 fotos para o museu que o Clube estava construindo.

O projeto continuou crescendo e expandimos os serviços em setembro de 2009, desta vez o setor escolhido foi o CAS (central de atendimento ao sócio). Em 3 lotes digitalizamos 178.669 imagens referente às fichas de sócios. Além da digitalização dessas imagens, criamos um banco de dados com a indexação de cada associado através da digitação do nome desses sócios, um índice para cada ficha. Antes a pesquisa da ficha de algum sócio era manual, ficha por ficha. Hoje, através do Liquid, em apenas dois cliques a informação é recuperada de forma imediata.

Com o passar do tempo, e diante da resposta positiva obtida com a ferramenta, o Internacional foi além: investiu em um levantamento geral buscando identificar a quantidade de documentos a serem digitalizados, com o objetivo de inserir definitivamente todo seu acervo nesta tecnologia.

Ainda teremos que digitalizar os títulos patrimoniais do CAS (central de atendimento aos sócios) e outras demandas surgirão nos demais setores do clube como administrativo, jurídico, contábil, financeiro, marketing, futebol, enfim todos os demais setores do clube.

Todos os documentos foram processados, indexados e importados para a base do GED Liquid, em aproximadamente um ano de trabalho. Um passo decisivo para a implementação do gerenciamento eletrônico de documentos, que trouxe às equipes da qualidade, museu, central de atendimento aos sócios e demais usuários do sistema, mais fôlego e segurança  no atendimento aos seus clientes internos e externos.

A administração desse conteúdo, assim como backup seguro destas informações ficaram a cargo da equipe de TI do próprio Internacional, que zela pela segurança desta nova base de documentos digitais. Uma pequena estrutura interna mantém a digitalização de rotina dos novos documentos que chegam ao clube.

CRC-RS - Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul

Há cerca de 6 anos, o Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul - CRCRS -  decidiu dar uma nova dimensão ao seu acervo de documentos. Focados na dinâmica de uso dos documentos de registro profissional (colaboradores e empresas do ramo contábil), o CRCRS buscou uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos. A ideia foi focar o trabalho na agilidade de recuperação de documentos no formato tradicional do CRC: as pastas de registro dos colaboradores e empresas do segmento contábil. Digitalizar documentos e dar acesso rápido a estes colaboradores foi o principal objetivo no CRCRS para dar vazão às demandas de registro, atendimento e fiscalização.

O Liquid, gerenciador eletrônico de documentos desenvolvido pela Rede Imagem Tecnologias permitiu a digitalização, indexação, guarda digital e, principalmente, a visualização rápida e ágil do documento que vinha sendo digitalizado internamente.

Com a agilidade sendo demonstrada pelo Liquid em seu potencial de segurança e simplicidade de uso, o CRCRS resolveu investir em um levantamento geral para identificar a quantidade de documentos a ser digitalizada, na direção de ter, definitivamente, seu acervo de documentos totalmente inserido na tecnologia. Realizado o levantamento, foi identificado um número de cerca de um milhão de documentos, com todas as pastas de registro sendo digitalizadas, dentre outros documentos.

O trabalho de digitalização foi desenvolvido em cerca de 6 meses. Houve preparação, digitalização, indexação e a importação destes documentos para dentro da base Liquid. O Liquid se manteve como ferramenta de guarda e visualização.

Uma nova versão foi instalada com cerca 75 visualizadores. A administração disso e o backup seguro destas informações em nível de sistema se mantiveram com a equipe de TI do CRCRS, que zela pela segurança desta nova base de documentos digitais. Uma pequena estrutura interna mantém a digitalização do dia a dia dos documentos que dão entrada no CRCRS.

Este foi um passo decisivo para a implementação completa do gerenciamento eletrônico de documentos junto ao Conselho.  Hoje, a instituição tem uma ferramenta de trabalho inovadora, que certamente traz benefícios para seu sistema de gestão, qualificando ainda mais o atendimento aos credenciados.

Biometria - Controle de Ponto e Acesso Topdata:

Corsan

A Companhia Riograndense de Saneamento (Corsan) implantou um sistema biométrico com os  relógios ponto biométricos, modelo InnerBio, da TopData, marca representada pela Rede Imagem.

A verificação biométrica (de reconhecimento dos colaboradores) realizada nas batidas diárias do ponto dos funcionários da companhia estadual garante a segurança das informações, que estão centralizadas no setor de Recursos Humanos da Corsan, no centro de Porto Alegre. Toda a manutenção técnica dos coletores de ponto é também fornecida pela Rede Imagem, com a mesma abrangência estadual.

UFCSPA - Universidade Federal de Ciências da Saúde Porto Alegre

O fluxo de entrada e saída dos alunos dos cursos de Ciências da Saúde da UFCSPA é controlado pelas catracas modelo Revolution, da TopData. Previamente cadastrados, os funcionários e alunos que acessam o prédio o fazem através da verificação biométrica de suas digitais, gerando o controle de acessos, segurança e inclusão desses dados ao histórico dos alunos.