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Casos de Sucesso

4 razões para utilizar o GED no lugar do ERP para armazenar documentos

As vantagens de usar o sistema de Gerenciamento eletrônico de documentos (GED – Liquid Suite) para o armazenamento dos documentos no lugar do próprio ERP da empresa são várias.

Elas incluem agilidade no acesso, economia na distribuição de processos e funções, solidez no processo, compartilhamento de informações e não onera a capacidade do Banco de Dados da organização por utilizar o seu próprio BD.

 

Confira a seguir os porquês de cada um dos argumentos citados acima para escolher o GED – Liquid Suite no lugar do ERP para armazenamento de documento.

 

1. Liberação do banco de dados – O sistema GED – Liquid Suite armazena os documentos numa plataforma de arquivos própria, o que permite maior velocidade no retorno, facilidade no backup e a não utilização do próprio banco de dados.

 

2. Pesquisa – O sistema GED – Liquid Suite também possui vantagens em relação ao ERP no que tange a busca de documentos digitais. Por focar somente nos documentos, o GED – Liquid Suite permite a pesquisa de todas as informações, baseados em filtros, tipos, entre outras segmentações. Podemos tomar como exemplo uma tarefa de rotina da área de RH como a listagem mensal de todos os exames médicos (pastas funcionais, empenhos, ect.) a vencer, em uma data próxima em que precisam de atualização.

 

3. Compartilhamento – Por ser um sistema separado, também permite que uma determinada pasta seja compartilhada com uma pessoa especifica dentro da organização, para facilitar a troca de informações. O sistema oferece aos funcionários opções de consulta direta de todos os documentos referentes a ele, que a empresa tem armazenado.

 

4. Inclusão de terceiros na plataforma – O sistema de GED – Liquid Suite oferece também, a opção para que colaboradores de outras empresas possam enviar documentos diretamente para a plataforma, por meio da requisição de arquivos ou de integrações diretas. O escritório de contabilidade pode, por exemplo, enviar de maneira autônoma as informações para o sistema GED – Liquid Suite da organização.

 

Mesmo que a quantidade de documentos digitais armazenados seja reduzida e a empresa já trabalhe com uma ferramenta ERP que ofereça a opção de armazenar arquivos digitais, o número de documentos gerados é muito grande e só tende a crescer, tomando muito espaço do banco de dados. Além disso, por não ser o core da ferramenta, o ERP não oferece flexibilidade no acesso e gestão dos documentos.

 

Um único funcionário, em fase de contratação, demanda a manutenção de uma grande quantidade de documentos como, currículo, análise do candidato, referências, e-mails trocados, documentação pessoal que inclui RG, CPF, comprovantes, contrato de trabalho, etc.

Além disso, existem os documentos com fator temporal, como exames médicos, aviso de férias, dissídios, entre outros e também, os gerados mensalmente como comprovante de pagamento de salário, depósitos de vales, depósitos de INSS, FGTS e outros benefícios.

 

Se multiplicarmos toda essa documentação pelo número de funcionários de uma determinada organização, podemos ter a percepção da importância de um sistema robusto e flexível, focado no armazenamento e gestão desta enorme quantidade de documentos. Isso sem falar da necessidade das áreas de produtos, logística, vendas, marketing, financeiro e negócios.

Especialista em Tecnologia de Informação (TI) há mais de 30 anos, a Rede Imagem tem uma posição de destaque no mercado de digitalização de documentos e sistemas GED.

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