A inovação no mundo corporativo é fundamental para garantir o alinhamento com as melhores práticas da atualidade – sendo o sistema de gestão de documentos um exemplo de melhorias significativas que chegaram para somar nas últimas décadas.
Em um universo crescentemente digital, soluções tecnológicas são importantes para manter a competitividade no mercado. Com documentos, essa tarefa não é diferente e, por isso, sistemas inovadores são desenvolvidos para assegurar o aperfeiçoamento de processos, beneficiando diretamente as empresas com o aumento de produtividade, entre outros fatores.
Pensando nisso, elaboramos esse artigo para lhe trazer um panorama sobre o que são os sistemas de gestão de documentos e como eles podem beneficiar a sua empresa, além de oferecer dicas para que você saiba quando e como escolher a melhor plataforma para o seu negócio.
O que é um sistema de gestão de documentos?
Sistemas de gestão de documentos são plataformas desenvolvidas para organizar, controlar, armazenar, localizar e compartilhar documentos no ambiente digital, especialmente em empresas e instituições.
Visando substituir os arquivos físicos, o sistema de gestão de documentos promove o aumento da produtividade e segurança ao servir como um repositório central para contratos, relatórios, planilhas e outros documentos, oferecendo recursos avançados que permitem o controle de versões, permissões de acesso, registro de alterações e muito mais.
Além disso, sistemas mais avançados, como o Liquid Suite, integram sua plataforma com outros softwares, como ERPs, além de oferecer busca inteligente por documentos e backup em nuvem.
Atualmente, empresas que estão alinhadas com as melhores práticas de mercado adotaram sistemas de gestão de documentos objetivando uma melhora real de sua governança – oferecendo funcionalidades que melhoram os processos e a satisfação dos colaboradores.
Outro ponto importante é que sistemas de gestão de documentos facilitam o cumprimento de normas legais e regulatórias, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que exigem rastreabilidade, organização e controle rigoroso de documentos – especialmente em setores como a previdência, saúde e imobiliário. Em auditorias, os sistemas de gestão de documentos podem ser a diferença entre a aprovação ou não de um processo, por exemplo.
Sendo assim, fica claro que o sistema de gestão de documentos é um aliado fundamental para as empresas que desejam melhorar sua organização interna, pois garantem a segurança de dados e a melhora na produtividade operacional. Essas plataformas passaram a ser um diferencial estratégico importante para as empresas que desejam se destacar no mercado.
Por que ter um sistema de gestão de documentos?
Como dito anteriormente, a adoção de um sistema de gestão de documentos se tornou uma necessidade para empresas que buscam mais organização, agilidade, segurança e controle de suas informações. Lidar com grande volume de documentos de forma manual pode resultar em falhas, perda de produtividade e até mesmo problemas legais.
Para lhe oferecer um panorama mais completo das vantagens em aderir um sistema para sua empresa, destacamos os seguintes motivos:
Produtividade
Um dos maiores benefícios de um sistema de gestão de documentos é o ganho de produtividade. Quando os arquivos estão desorganizados, dispersos em e-mails, planilhas ou pastas físicas, localizar um único documento pode levar minutos preciosos — ou até horas.
Em um sistema de gestão de documentos, é possível indexar os arquivos por palavras-chave, categorias e datas, permitindo uma busca rápida e precisa. Esses sistemas também reduzem o retrabalho, pois com o controle de versões, os colaboradores sempre acessam a versão mais atualizada de um documento, evitando confusões e perdas de informações.
Segurança
A segurança da informação é uma das maiores preocupações das empresas atualmente. Vazamentos de dados, acessos não autorizados e extravios de documentos podem causar prejuízos financeiros e danos à reputação da marca.
Os principais sistemas de gestão de documentos oferecem camadas avançadas de proteção, como criptografia, autenticação em dois fatores e controle de permissões.
É possível definir exatamente quem pode visualizar, editar ou excluir cada documento, além de rastrear todas as ações realizadas. Em caso de falhas técnicas ou acidentes, os backups automáticos garantem a recuperação dos arquivos, evitando perdas irreversíveis.
Conformidade
Empresas que atuam em setores regulamentados – como a saúde, educação e finanças – precisam seguir regras rígidas quanto à guarda, acesso e integridade de documentos. Normas como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), ISO 9001 e outras legislações exigem que as organizações tenham controle completo sobre suas informações.
Com um sistema de gestão de documentos, é possível atender a essas exigências com mais facilidade. O sistema registra o histórico de alterações, mantém versões anteriores acessíveis e garante a rastreabilidade de cada documento, o que facilita auditorias internas e externas.
Sustentabilidade
Outro ponto positivo é a contribuição para práticas mais sustentáveis. Reduzir o uso de papel, impressões e pastas físicas ajuda a diminuir o impacto ambiental e os custos operacionais. Além disso, menos espaço físico é necessário para armazenar documentos, liberando ambientes que podem ser usados para outras finalidades.
Mobilidade
Por fim, a mobilidade é um aspecto essencial no ambiente de trabalho atual, especialmente com a popularização do home office e das equipes remotas. Um bom sistema de gestão de documentos permite o acesso aos documentos de qualquer lugar, a qualquer hora, com segurança e praticidade.
Isso garante mais agilidade na tomada de decisões e colaboração entre equipes, mesmo quando os profissionais estão em diferentes locais ou fusos horários.
Quando é necessário implementar um sistema na minha empresa?
A implementação de um sistema de gestão de documentos (SGD) se torna essencial quando a empresa começa a enfrentar desafios relacionados à organização, segurança e acesso às suas informações. Por exemplo:
- Grande volume de documentos físicos e digitais: empresas que lidam diariamente com pilhas de papéis, contratos e planilhas espalhadas em diferentes pastas provavelmente perdem tempo e produtividade.
- Dificuldade para localização de documentos: passar horas procurando documentos ou até mesmo não os achar é um problema comum em ambientes sem controle documental.
- Riscos de perda por falha humana, desastres ou falhas técnicas: acidentes acontecem — desde arquivos apagados por engano até incêndios ou falhas em computadores.
- Acesso simultâneo e remoto de documentos: com equipes cada vez mais distribuídas, é essencial que todos tenham acesso rápido e seguro aos arquivos, independentemente da localização.
- Exigências legais e contratuais: empresas que precisam cumprir normas específicas ou manter documentos por tempo determinado encontram mais facilidade para garantir conformidade com um sistema de gestão de documentos, além de facilitar auditorias e fiscalizações.
Dicas para escolher o sistema de gestão de documentos ideal
Escolher o sistema de gestão de documentos ideal é uma decisão estratégica que pode transformar a forma como sua empresa organiza, acessa e protege suas informações. Para garantir uma escolha assertiva, é fundamental considerar diversos critérios técnicos e operacionais. A seguir, listamos as principais dicas para orientar esse processo — e como o Liquid se destaca em cada uma delas.
Escolha uma solução corporativa e escalável
Grandes empresas lidam com volumes massivos de dados e múltiplos fluxos de documentos. Nesse contexto, é fundamental optar por uma solução que suporte alta demanda com estabilidade e desempenho.
O Liquid Suite já acumula mais de 1 bilhão de documentos armazenados, sendo a escolha de organizações que exigem alto padrão de segurança, performance e disponibilidade. Com hospedagem nos servidores da Amazon Web Services (AWS), a plataforma garante acesso seguro e contínuo, independentemente do local ou da quantidade de usuários conectados.
Garanta conformidade com normas e legislação
Conformidade é uma exigência crescente em ambientes corporativos. Um sistema de gestão de documentos ideal deve estar em linha com legislações como a LGPD e o Decreto Federal 10.278, que regulamenta a digitalização de documentos.
Com o Liquid Suite, todos os documentos armazenados são validados com certificação ICP-Brasil, garantindo autenticidade e valor jurídico. A plataforma também oferece camadas de criptografia, controle de acessos e rastreabilidade completa — tudo auditável, oferecendo tranquilidade jurídica e técnica mesmo em auditorias rigorosas.
Tenha segurança e integridade de dados
A proteção da informação deve ser prioridade. O sistema ideal precisa proteger os dados contra falhas humanas, ataques cibernéticos e perdas acidentais.
O Liquid Suite oferece backup automático, versionamento de documentos e proteção contra vírus e ransomware. Os dados são armazenados em ambiente 100% web, isolados, criptografados e com registros detalhados de acesso e edição, o que impede qualquer alteração não autorizada.
Priorize a usabilidade e o suporte técnico
Mesmo as ferramentas de sistema de gestão de documentos mais completas devem ser intuitivas. A facilidade de uso e a capacidade de adaptação às rotinas da empresa são essenciais para garantir adesão dos colaboradores.
O Liquid Suite proporciona uma experiência simples, com navegação por estrutura de pastas customizável, pré-visualização de documentos e busca rápida por fichas indexadoras personalizáveis conforme o tipo de processo. Além disso, a empresa oferece suporte técnico de excelência, com atendimento ágil e especializado.
Analise o custo-benefício
Mais do que custo, avalie o retorno. Um bom sistema de gestão de documentos deve reduzir retrabalho, automatizar tarefas e integrar com os sistemas existentes.
O Liquid Suite conta com API aberta, que facilita a integração com os principais ERPs e sistemas de gestão. Isso reduz custos operacionais, melhora a produtividade e garante uma gestão documental conectada à realidade do seu negócio.
