Muitos gestores ainda se perguntam o que é ECM (Enterprise Content Management), termo em inglês para Gestão de Conteúdo Empresarial. Com o aumento no volume de dados digitais, surge a necessidade de adoção das melhores soluções para o gerenciamento destes arquivos – e o aperfeiçoamento das tecnologias disponíveis tornaram essa tarefa mais simples.
A gestão otimizada das informações é um diferencial competitivo crucial, pois permite que as equipes trabalhem de maneira mais produtiva, além de garantir mais segurança aos dados – seja contra extravios, perdas ou desastres naturais – sendo neste contexto que o ECM se tornou fundamental para as empresas que trabalham com um grande volume de dados atualmente.
Neste artigo, nós do Liquid Suite iremos lhe apresentar o que é ECM, suas principais funções, os benefícios que ele pode trazer para a sua empresa e, ao final, como escolher a melhor solução de ECM conforme as necessidades do seu negócio.
O que é ECM (Enterprise Content Management)?
O ECM funciona como um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizadas nas diferentes etapas da gestão de dados organizacionais – desde a captura, gerenciamento, armazenamento, preservação e entrega de conteúdos e documentos.
Seu principal objetivo é permitir que as informações corretas estejam acessíveis para as pessoas certas, no momento certo.
Segundo o relatório de Gestão Inteligente de Informações, publicado pela M-Labs em 2019, 66% dos negócios enfrentavam dificuldades com a aprovação e revisão de documentos, especialmente em processos que demandavam assinaturas presencialmente. Além disso, o estudo também indica que 83% dos funcionários já recriaram um documento por não conseguirem achá-los.
Isso demonstra o que é ECM e sua importância: muito mais do que apenas digitalizar documentos, serve como um sistema que organiza todo o ciclo de vida do conteúdo empresarial, desde sua criação até o arquivamento ou exclusão, promovendo agilidade, segurança e governança.
Empresas que lidam com grandes volumes de documentos — como contratos, relatórios, prontuários, notas fiscais e registros financeiros — se beneficiam diretamente de uma solução ECM ao reduzir o uso de papel, otimizar fluxos de trabalho e garantir conformidade com legislações e normas específicas, como a LGPD.
Quais as principais funções de um ECM?
Uma plataforma ECM completa – como o Liquid Suite – oferece um conjunto robusto de funcionalidades que cubram todas as etapas do ciclo de vida da informação. As principais funções incluem:
- Captura e digitalização de documentos: conversão de arquivos físicos em digitais, com tecnologia OCR para reconhecimento de texto;
- Classificação e indexação: organização inteligente dos arquivos por tipo, data, processo, palavra-chave, entre outros critérios;
- Armazenamento seguro: guarda de documentos em servidores seguros, com backup automático e criptografia;
- Controle de acesso e permissões: definição de níveis de acesso de acordo com funções e hierarquias da empresa;
- Versionamento e histórico de alterações: rastreamento de edições e manutenções nos documentos ao longo do tempo;
- Fluxos de trabalho automatizados (workflow): criação de rotinas automáticas de aprovação, revisão e arquivamento;
- Busca inteligente: localização rápida de documentos por meio de filtros personalizados ou termos específicos.
Quais os benefícios de possuir um ECM?
Agora que você já sabe o que é ECM, ficou mais fácil compreender quais são os seus benefícios. Além de garantir o melhor desempenho dos colaboradores, diminuindo o retrabalho e a busca por documentos, também garante mais segurança para os seus dados. Veja as principais vantagens:
Aumento da produtividade
Ao centralizar todos os documentos e automatizar fluxos de aprovação e arquivamento, o ECM reduz o tempo gasto com tarefas repetitivas e manuais. A busca inteligente e a estrutura organizada promovem agilidade no acesso à informação e melhor colaboração entre equipes.
Segurança da informação
Com recursos como criptografia, autenticação em dois fatores e controle de permissões, o ECM protege os dados corporativos contra acessos indevidos e perdas acidentais. Além disso, o versionamento garante que nenhuma informação seja sobrescrita ou deletada sem controle.
Conformidade com normas e leis
Empresas que atuam em setores regulados, como saúde, jurídico, financeiro e educação, precisam manter controle sobre seus documentos por períodos específicos, garantindo integridade e rastreabilidade. O ECM facilita auditorias, mantendo registros e históricos conforme as exigências da LGPD e outras normas.
Mobilidade e acesso remoto
Soluções em nuvem – como o Liquid Suite – permitem que os documentos sejam acessados de qualquer lugar, a qualquer momento, com total segurança. Isso é especialmente relevante em contextos de trabalho remoto ou com filiais em diferentes regiões.
Sustentabilidade e redução de custos
Menos papel, menos impressão e menos espaço físico ocupado por arquivos. O ECM contribui para práticas corporativas sustentáveis e reduz custos com papelaria, mobiliário e armazenamento físico.
Como escolher o melhor ECM para sua empresa?
A escolha do melhor ECM para sua empresa não deve se basear apenas em preço ou popularidade. É fundamental considerar as necessidades específicas da sua organização, o porte da empresa, o setor de atuação e os desafios operacionais enfrentados no dia a dia.
Um bom ECM precisa ir além do armazenamento de arquivos: deve garantir segurança, fluidez nos processos e facilidade de uso, integrando-se de forma inteligente ao ambiente corporativo.
A seguir, listamos os critérios essenciais que devem orientar a sua decisão, exemplificando como o Liquid Suite se destaca em cada um desses pontos na prática.
1. Avalie a escalabilidade
Um sistema de gestão de documentos deve acompanhar o crescimento da sua empresa. Isso significa suportar o aumento progressivo do volume de arquivos, usuários e integrações com sistemas internos, sem comprometer a velocidade de acesso ou a estabilidade da solução.
O Liquid Suite, por exemplo, foi desenvolvido com foco em alta escalabilidade. Ela utiliza infraestrutura de hospedagem na AWS (Amazon Web Services), garantindo flexibilidade para expansão conforme a demanda da empresa aumenta. Isso permite que o ECM acompanhe tanto empresas em crescimento quanto grandes corporações que necessitam de uma solução robusta e confiável.
2. Priorize a segurança
A segurança dos dados corporativos é um dos pilares mais críticos na escolha de um ECM. Busque soluções que ofereçam múltiplas camadas de proteção, como criptografia de ponta, autenticação forte, gestão de permissões e backups automáticos.
Nesse aspecto, o Liquid Suite se destaca por aplicar criptografia de dados em todas as etapas – desde o envio até o armazenamento dos documentos. Além disso, realiza backups automáticos frequentes, minimizando o risco de perda de dados, oferecendo também conformidade com a certificação digital padrão ICP-Brasil, atendendo às exigências legais em documentos eletrônicos com validade jurídica.
3. Considere a integração com outros sistemas
Uma das grandes vantagens de um bom ECM é sua capacidade de se comunicar com outras ferramentas corporativas. Isso evita retrabalho, elimina redundâncias e garante que os dados estejam sempre sincronizados, facilitando a colaboração entre setores.
No Liquid Suite, você conseguirá realizar integrações nativas e customizadas com ERPs e outros sistemas. Essa conectividade é um diferencial estratégico, pois permite automatizar fluxos de trabalho, otimizar a rotina operacional e centralizar a gestão de documentos em uma única plataforma, respeitando a arquitetura tecnológica da empresa.
4. Verifique o suporte e a atualização contínua
Problemas podem surgir, e é importante contar com uma equipe de suporte preparada para atuar com agilidade. Além disso, o sistema deve ser atualizado constantemente para acompanhar as mudanças legais, as evoluções tecnológicas e as necessidades do mercado.
Por isso o Liquid Suite oferece suporte técnico especializado e atua com uma abordagem de melhoria contínua, implementando atualizações frequentes na plataforma. Isso garante que a solução esteja sempre alinhada com as práticas mais modernas de gestão documental e conformidade regulatória.
5. Avalie o custo-benefício
Mais do que o custo imediato da solução, analise o retorno que ela proporcionará em termos de produtividade, segurança, redução de riscos e conformidade. Um bom ECM pode gerar economias significativas ao eliminar processos manuais, reduzir erros e melhorar a governança da informação.
Com o Liquid Suite, os ganhos são percebidos de cara. A automação de processos, o controle de versões e a centralização documental contribuem diretamente para o aumento da produtividade operacional. E, como os recursos da plataforma estão reunidos em um único sistema, não há necessidade de contratar múltiplas ferramentas complementares, o que também impacta positivamente no custo total de propriedade (TCO).
6. Analise a usabilidade
Por fim, ficou claro que não adianta investir em uma plataforma sofisticada se ela for difícil de usar. O ECM precisa ter uma interface intuitiva, lógica e fácil de navegar, para que os colaboradores possam adotar a solução com agilidade e sem a necessidade de longos treinamentos.
O Liquid Suite adota uma estrutura de pastas com usabilidade familiar, semelhante ao ambiente do explorador de arquivos que os usuários já estão habituados. Além disso, conta com fichas indexadoras e ferramentas de busca avançada, que facilitam a localização de documentos com poucos cliques — mesmo em ambientes com milhares de arquivos armazenados.
Pronto para transformar a gestão documental da sua empresa? Solicite uma demonstração gratuita do Liquid Suite e veja na prática como a plataforma pode otimizar seus processos.
