| Documentos jurídicos não são como qualquer outro arquivo: têm prazos, versões, sigilos e exigências legais. Sem controle, o que parece pequeno vira custo, atraso ou até litígio. Entenda os erros mais comuns na organização desses documentos e como evitá-los. |
Ao trabalhar em um escritório de advocacia ou no jurídico interno de uma empresa, você já sabe: lidar com alto volume de documentos jurídicos é parte da rotina. É protocolo de audiência, revisão contratual, parecer urgente, publicação no diário, tudo ao mesmo tempo.
Agora pense: no meio disso tudo, dá para confiar que o contrato certo vai estar salvo com o nome certo? Que o parecer revisado não vai ser substituído por engano? Ou que a petição em sigilo não vai cair em mãos erradas?
Não dá mais para organizar o jurídico como se fosse um repositório pessoal. A gestão documental precisa acompanhar o ritmo e o risco do setor. Por isso, listamos os erros mais comuns e o que fazer para evitar cada um deles com um sistema de gestão documental mais inteligente e adaptado à realidade do setor: Liquid Suite!
1) Armazenar documentos jurídicos em pastas físicas ou planilhas
Você abre o Google Drive e encontra quatro versões de um contrato. Uma está na pasta do cliente, outra na pasta “rascunhos”, e mais duas vieram por e-mail. Já viu essa cena antes?
Plataformas como Drive e Dropbox funcionam bem para arquivos pessoais ou colaborativos simples. Mas para documentos jurídicos, com sigilo, versão, prazo e rastreabilidade, elas deixam a desejar muito.
Além da perda de produtividade, confiar seus documentos jurídicos em pastas físicas ou planilhas eletrônicas pode custar caro em horas extras, atrasos em protocolos e até perda de causas por não encontrar o documento certo na hora certa. E isso pesa no bolso e na reputação.
Com um sistema GED, você faz a digitalização dos documentos jurídicos e encontra a versão certa em segundos, acessa histórico completo e garante que o documento esteja protegido, controlado e dentro das regras do jogo jurídico.
2) Não ter controle de versões em contratos, petições e pareceres
Quem nunca trabalhou com uma “versão final_(revisada por João e Ana v3).docx”? Sem controle de versões, o jurídico vira refém de e-mails e dúvidas na hora de protocolar ou negociar.
Uma cláusula esquecida ou uma versão desatualizada podem invalidar todo um contrato, gerar aditivos desnecessários ou comprometer um acordo judicial. E o cliente não quer saber de desculpa, ele espera precisão.
O custo de um erro de versão pode ser altíssimo: retrabalho com cliente, processos judiciais por cláusulas incorretas e horas cobradas sem poder justificar.
Nesse caso, um sistema com versionamento automático resolve ao mostrar todas as alterações, datas e responsáveis, anteparando que só a versão vigente seja usada. Essa modernização é segurança jurídica, na prática!
3) Permitir que qualquer pessoa edite ou acesse documentos sigilosos
Você deixaria uma petição sigilosa disponível na rede da empresa para qualquer estagiário copiar? Parece absurdo, mas acontece. Sem controle de acesso, documentos confidenciais ficam vulneráveis.
Acordos de confidencialidade, petições em segredo de justiça e pareceres estratégicos, toda essa documentação precisa de uma trilha de acesso e edição. Não só por ética, mas pela LGPD e pela responsabilidade profissional.
Os vazamentos de dados confidenciais são reais e acontecem com frequência, gerando multas pesadas com base na LGPD, além de ações judiciais por quebra de sigilo e danos à imagem institucional.
Com um GED, você define permissões por cargo, registra acessos e impede alterações não autorizadas. E se alguém tentar algo fora do padrão, você tem o log para se resguardar.
4) Falta de padronização nos documentos e nomenclatura dos arquivos
No repositório jurídico, tem arquivo salvo como “modelo novo”, “contrato revisado 2” e “use esse.docx”. Resultado? Cada pessoa usa um documento diferente e ninguém sabe qual é o certo.
Sem padronização, o retrabalho se multiplica. Um advogado revisa de novo, outro edita sem saber da versão mais recente, e o protocolo atrasa.
Essa bagunça silenciosa custa tempo de toda a equipe, e tempo, no jurídico, é dinheiro. Cada minuto gasto procurando um documento é um minuto que não foi faturado ou dedicado à estratégia do cliente.
Com um sistema GED, os documentos já seguem templates aprovados, têm nomenclatura automática com cliente, data e tipo, e ficam organizados por pastas inteligentes. Todo mundo encontra o que precisa, e rápido.
5) Ignorar os prazos legais de retenção e descarte de documentos
Você já teve que apresentar uma procuração de 8 anos atrás para um juiz ou cliente e não encontrou? Ou guardou documentos pessoais por tempo demais e se expôs à LGPD?
A legislação é clara: cada documento tem seu tempo de guarda. Não dá para manter além da LGPD e nem descartar antes da hora, conforme a Receita e outros órgãos exigem como provas. O problema é que, na correria, ninguém lembra disso. Como efeito, surge multa fiscal, advertência da OAB ou exposição de dados sensíveis.
Com um sistema que avisa quando arquivar ou descartar, sua equipe fica protegida e o jurídico não precisa mais depender de lembretes na agenda ou arquivos esquecidos na nuvem de ferramentas genéricas.
6) Não cumprir os requisitos da ISO 9001 sobre controle documental
Se a sua empresa busca manter ou conquistar a ISO 9001, o jurídico precisa estar alinhado. A norma exige controle: criação, revisão, rastreabilidade e acesso claro aos documentos oficiais.
Mas se cada parecer fica numa pasta diferente, sem revisão formal ou controle de versão, a não conformidade bate na porta e pode comprometer a certificação de toda a empresa.
Descumprir as exigências da norma pode significar perda de certificação, dificuldade em fechar contratos com grandes empresas e riscos operacionais. Além disso, corrige-se tudo na última hora com mais custo e menos controle.
Com um sistema GED, o jurídico entra no fluxo de qualidade da organização. Cada documento tem histórico, responsável, data e status, e você passa pela auditoria com segurança e transparência.
Organização documental não precisa ser um drama
No lugar de pilhas de papel, e-mails soltos e arquivos em drives desorganizados, seu time pode trabalhar com clareza, agilidade e confiança. Mas esses ganhos só são possíveis com um sistema pensado para a realidade jurídica.
O Liquid Suite foi criado para atender à rotina de quem lida com prazos, versões e documentos sensíveis. Ele não é só um repositório, é uma solução completa para quem precisa de controle, histórico e rastreabilidade jurídica de verdade.
Com esse sistema GED, você automatiza a organização dos arquivos, restringe acessos com segurança, padroniza a nomenclatura dos documentos e ainda atende à LGPD e ISO 9001.
Conheça o Liquid Suite personalizado para o setor jurídico e veja como transformar a gestão documental em uma operação leve, estratégica e realmente segura!
