| Com uma operação imobiliária consolidada em Pelotas, a empresa conta com o Liquid para organizar documentos, eliminar o arquivo morto e dar mais agilidade aos processos internos. |
O desafio de administrar uma operação imobiliária robusta ficou mais simples para a Fuhro Souto a partir do uso da plataforma Liquid. Com a solução, a empresa passou a centralizar documentos digitais, ampliar o acesso por áreas e facilitar consultas internas e externas com mais segurança e praticidade.
Gestão documental mais eficiente
A Fuhro Souto é uma imobiliária com 40 anos de mercado e forte presença em Pelotas, atuando em aluguéis, condomínios e vendas. A empresa mantém uma carteira com mais de 2 mil imóveis locados e mais de 200 condomínios administrados, o que exige organização, controle e agilidade no acesso às informações.
Na rotina da operação, a equipe precisava lidar com um grande volume de documentos físicos e digitais, incluindo contratos, prestações de contas, documentos de proprietários, fichas de colaboradores e arquivos históricos. Antes do Liquid, a circulação dessas informações era mais engessada, com buscas difíceis, compartilhamento por e-mail ou até envio de arquivos em pen drive, o que aumentava o tempo gasto em tarefas operacionais.
Transformação digital na prática
A entrada do Liquid na Fuhro Souto começou com a digitalização de documentos do acervo antigo e com a organização estrutural do projeto, que antes estava em um estágio muito inicial. A partir desse trabalho, a empresa passou a construir um repositório digital mais completo, com padronização de metadados, definição de pastas e regras de organização que deram mais clareza ao uso da informação.
Segundo Caroline Rodrigues, Analista de Tecnologia da Informação e Negócios da Fuhro Souto, a solução trouxe um sistema “transparente”, “fácil” e muito próximo da experiência de uso de um ambiente conhecido pelos colaboradores, o que facilitou a adesão interna. Hoje, a plataforma é vista como o principal espaço de armazenamento digital da empresa, com acesso simples para diferentes perfis de uso.
A plataforma do Liquid hoje é todo nosso armazenamento digital. É um sistema transparente, fácil, muito semelhante ao Windows, então qualquer pessoa que tenha o mínimo conhecimento de computador consegue trabalhar.
Caroline Rodrigues
Analista de Tecnologia da Informação e Negócios na Fuhro Souto
Fuhro Souto e o desafio da gestão documental
A implantação do Liquid também foi decisiva para resolver dores do dia a dia, como a dificuldade de localizar documentos no sistema anterior, a limitação na busca e a dependência do suporte para excluir arquivos fora do prazo de guarda. Com o novo processo, a equipe ganhou autonomia para organizar, consultar e compartilhar arquivos com mais rapidez.
- +40 anos de mercado.
- +3 mil imóveis locados.
- +200 condomínios administrados
- +150 colaboradores
- +220 mil documentos digitalizados
Resultados expressivos e impacto no negócio
Um dos maiores ganhos veio na administração de condomínios. Quando a Fuhro Souto precisou migrar documentos de um sistema anterior, o Liquid permitiu hospedar esse conteúdo com mais segurança e flexibilidade. Isso também viabilizou o compartilhamento de prestações de contas com síndicos por link, com senha e marca d’água, reduzindo o risco de download indevido e tornando o acesso muito mais prático.
Na experiência dos síndicos, a mudança foi imediatamente percebida como inovação e facilidade. Em vez de receber arquivos pesados por e-mail, passaram a acessar a documentação diretamente no link, tanto no celular quanto no computador, o que simplificou o uso e melhorou a visualização dos documentos.
“Foi um golaço. A gente consegue compartilhar documentação por link, com senha e marca d’água, sem precisar enviar um monte de PDF por e-mail.”
Caroline Rodrigues
Analista de Tecnologia da Informação e Negócios na Fuhro Souto
Um processo que acompanha a operação
Na Fuhro Souto, o Liquid evoluiu do acervo inicial para novas áreas, como o RH — onde fichas antigas e livros-ponto foram digitalizados e organizados, liberando espaço físico. A setorização de acessos garante que cada equipe veja só seus documentos, simplificando consultas diárias em contratos, procurações ou prestações de contas.
O suporte ágil do time parceiro na implementação e ajustes contínuos permitiu que o time estruturasse o projeto em um ano e meio, e conte atualmente com um processo pronto e estruturado. Hoje, com arquivo morto zerado, o fluxo roda autônomo, adaptado à rotina de 150 colaboradores e 200 condomínios.
Próximos passos
Com o sistema consolidado, a Fuhro Souto planeja usar IA para buscas em convenções de condomínios, resolvendo dúvidas comuns como regras de pets ou uso de áreas comuns via OCR preciso. Síndicos já ganham com links seguros para prestações antigas, acessíveis no celular ou PC.
O modelo atual prova: uma gestão digital bem feita cresce com a imobiliária, facilitando o dia a dia de todos.
