Documentos sigilosos: como controlar o acessos e não ter vazamentos

Quem tem acesso aos documentos sigilosos da sua empresa? Onde estão guardados hoje? Em setores como saúde, jurídico, público e educacional, qualquer descuido pode resultar em vazamentos graves, perdas financeiras e danos à reputação.

E, muitas vezes, o problema começa justamente onde deveria estar a segurança. Pastas locais, pen drives ou plataformas genéricas, sem controle de acesso, como Google Drive e Dropbox, ainda são usadas como solução de armazenamento para documentos mais sensíveis.

A seguir, esclareceremos por que o armazenamento tradicional é um risco, quais cuidados são necessários e como uma solução de GED moderna muda a rotina de quem lida com grandes volumes documentais todos os dias.

O que são considerados documentos sigilosos?

A ideia de “documento sigiloso” pode variar conforme o setor, mas sempre envolve informações que não podem circular livremente, nem interna e externamente.

Por exemplo:

• Na saúde, prontuários de pacientes, resultados de exames, prescrições, fichas de atendimento e relatórios médicos contêm dados sensíveis, protegidos por legislações como a LGPD e o Código de Ética Médica.
• No setor jurídico, são sigilosas as procurações, contratos, dossiês, petições e qualquer documento que faça parte de uma estratégia processual ou contenha dados pessoais e empresariais.
• Na educação, dados de alunos e responsáveis, históricos escolares, relatórios pedagógicos, registros de avaliações e documentos de gestão também exigem sigilo.
• No setor público, é preciso manter sob sigilo relatórios internos, informações fiscais, dados de servidores, documentos de licitação, pareceres técnicos e processos administrativos, conforme diretrizes da LAI (Lei de Acesso à Informação) e da LGPD.

Esses documentos ostensivos precisam ter o acesso restrito a pessoas autorizadas, com registro de tudo que é visualizado, alterado ou compartilhado. É nessa organização e concessão de acessos que muitas empresas acabam falhando. Será que a sua também?

Por que não armazenar localmente um documento confidencial?

Armazenar um arquivo sensível em um computador pessoal ou em um servidor local sem proteção adequada é quase como deixar a porta aberta esperando que nada aconteça.

Qualquer problema no hardware (como panes ou roubo), ataques por ransomware ou mesmo a simples exclusão acidental por parte de um colaborador comprometem permanentemente um dado importante.

Outro ponto crítico é a ausência de controle de acesso. Em uma estrutura local, é difícil saber quem acessou o quê, quando e para quê. E quando falamos de dados protegidos por lei, essa questão não é só um problema interno, também gera multas e sanções legais.

Por exemplo, aqui no Brasil mesmo já houve um incidente envolvendo a Seara Experian em 2021. Na ocasião, vazaram dados pessoais (CPF, nome completo, informações financeiras e de comportamento de consumo) de aproximadamente 223 milhões de brasileiros, incluindo informações de falecidos. O caso levou o Ministério Público Federal a mover uma ação civil pública contra a empresa, solicitando indenizações e medidas de reparação.

Por que não armazenar no Google Drive os documentos sigilosos?

Embora seja popular pela praticidade, o Google Drive, Dropbox e outras ferramentas similares não foram feitas para gerenciar documentos sigilosos corporativos. Elas podem ser excelentes para arquivos pessoais ou compartilhamento informal, mas têm limitações sérias quando o assunto é segurança, rastreabilidade e conformidade.

Os seus principais problemas envolvem:

• Falta de registro detalhado de ações realizadas em cada documento;
• Dificuldade para configurar acessos granulares por nível de responsabilidade;
• Ausência de integração com fluxos de validação e aprovação;
• Pouco controle sobre downloads, impressões e compartilhamentos.

Em muitos casos, empresas acreditam que estão seguras só por usarem senhas e pastas ocultas, mas o acesso não controlado e a falta de autenticação robusta são brechas graves.

Em 2012, o Dropbox sofreu um vazamento que expôs senhas de 68 milhões de usuários. O incidente ocorreu devido à reutilização de uma senha por um funcionário, que havia sido comprometida em um ataque anterior ao LinkedIn. Com isso, hackers conseguiram acessar a rede interna do Dropbox e obter dados dos usuários, mas o caso só saiu na mídia em 2016.

E embora a tecnologia tenha avançado desde então para ficar longe desses incidentes, nada impede que essas ferramentas sejam hackeadas, expondo todos os documentos que a sua empresa guarda por lá hoje em dia.

Cuidados com documentos sigilosos

Depois de entender os riscos e os tipos de documentos que exigem atenção redobrada, é hora de pensar no que a empresa pode fazer, na prática, para manter o controle dessas informações. Vamos às dicas!

Tempo de guarda documental

Um ponto sensível é o prazo de guarda dos documentos sigilosos. Ele varia conforme a natureza do documento e as exigências legais:

• Prontuários médicos: no mínimo, 20 anos após o último atendimento;
• Documentos jurídicos: pode variar de 5 a 20 anos, conforme o tipo de processo;
• Históricos escolares: muitos precisam ser mantidos permanentemente.

Ter um sistema GED com controle de prazos e alertas automáticos evita tanto a exclusão prematura quanto a manutenção desnecessária, que ocupa espaço e aumenta riscos.

Digitalização

Digitalizar documentos não significa apenas fazer uma cópia escaneada. Envolve criar um processo estruturado, com OCR (reconhecimento de texto), indexação inteligente e integração aos fluxos de trabalho da empresa.

A digitalização moderna busca tornar os documentos buscáveis, seguros e acessíveis de forma controlada, inclusive por dispositivos móveis.

E é exatamente o que o sistema de GED, Liquid Suite, oferece: workflows customizáveis, trilha de auditoria, OCR e controle de acesso por perfil.

Para quem trabalha em campo ou precisa acessar documentos fora da estrutura física da empresa, o Liquid Mobile estende essas funcionalidades ao celular ou tablet, sem abrir mão da segurança. Assim, seu time mantém o controle, onde quer que esteja, com todos os registros necessários para garantir conformidade e confidencialidade.

Política de segurança da informação

Nada disso funciona sem um pilar essencial para documentos confidenciais: a política de segurança da informação. Ela define as regras que todos na empresa devem seguir para que dados sensíveis estejam protegidos em todos os níveis.

Essa política deve abordar:

• Classificação de documentos (público, interno, confidencial);
• Responsabilidades de acesso e gestão;
• Padrões de senhas e autenticação;
• Planos de contingência e backup;
• Auditoria e penalidades em caso de descumprimento.

Com o suporte de uma solução de GED robusta como o Liquid Suite, fica muito mais simples aplicar essas regras na prática, porque o sistema já embute boa parte das exigências legais e operacionais.

Por exemplo, uma rede de clínicas médicas utilizava pastas compartilhadas no Drive para armazenar os prontuários digitalizados dos pacientes. Sem controle de acesso por nível, qualquer colaborador administrativo conseguia abrir exames, laudos e prescrições, mesmo sem necessidade.

Após adotar o Liquid Suite, a empresa passou a segmentar o acesso por função, registrar cada visualização e controlar prazos de guarda conforme as exigências legais, reduzindo riscos e ganhando confiança em auditorias e fiscalizações.

Como estão seus documentos sigilosos hoje?

Documentos sigilosos não são de responsabilidade só do setor de TI; são parte da rotina de quem trabalha com prontuários, contratos, históricos ou qualquer tipo de informação sensível. Se você atua em um setor que lida com esse tipo de material todos os dias, sabe que planilhas, pastas compartilhadas e plataformas genéricas não dão conta do recado.

Esperar o primeiro vazamento acontecer para tomar uma atitude é, sem dúvida, a pior estratégia. Esses documentos exigem processos inteligentes, controle de acesso e uma plataforma preparada para proteger sua empresa desde o primeiro upload. E com o Liquid Suite, essa segurança deixa de ser uma promessa e vira uma prática diária.

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