No cenário empresarial atual, crescentemente competitivo, a redução de custos operacionais se tornou uma estratégia para que as empresas mantenham sua lucratividade, seguindo em busca de soluções que tornem a resolução de tarefas mais prática e menos onerosa.
Neste contexto, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) surge como uma solução inovadora, que não apenas otimiza processos, mas também gera economia significativa. Sua aplicação representa uma abordagem mais moderna para a gestão de documentos, combinando aumento de produtividade, com mais segurança e menos gastos.
Por conta disso, neste artigo explicaremos quais os problemas da gestão de documentos tradicional, o que é o GED e como ela pode ajudá-lo, além apresentar a plataforma do Liquid – empresa com 35 anos de atuação – como a melhor solução do mercado para a sua instituição.
Os custos da gestão documental tradicional
A gestão de documentos tradicional esconde muitos custos que definitivamente fazem diferença no fim do mês para as empresas. Além da compra constante de materiais, os arquivos físicos também demandam a ocupação de espaços cada vez maiores, além de gerar um atraso na produtividade pela necessidade de recuperação manual de dados e informações. Veja alguns dos principais problemas:
- Desperdício de recursos: o uso de arquivos físicos representa custos com papel, tintas, pastas, arquivos e impressoras, sendo estes materiais que precisam de reabastecimento constante. Além disso, o espaço físico dedicado a arquivos mortos pode representar um custo adicional para as empresas com aluguel ou impedimento de ocupação da área para outras atividades da instituição. Por fim, os custos com materiais e climatização para manter os ambientais adequados para preservação dos documentos também é alto.
- Perda de produtividade: funcionários podem gastar horas procurando por documentos, diminuindo o tempo dedicado a realização de tarefas ou elaboração de estratégias. A busca por documentos também pode gerar retrabalho quando versões arquivadas estão desatualizadas ou mal armazenadas.
- Riscos financeiros: os arquivos físicos representam um risco constante para as empresas, que podem ter problemas com danos irreparáveis, como incêndios, inundações e roubos, causadores de enormes prejuízos. É possível também que as instituições se prejudiquem pela perda de contratos ou processos judiciais causados pela falta de documentos comprobatórios, assim como podem ser multadas por descumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
O que é o Gestão Eletrônica de Documentos?
Um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos substitui os arquivos físicos por arquivos digitais em um ambiente centralizado, de fácil acesso. Para realizar a transição, as empresas necessitam passar por diversos processos, que vão desde a digitalização de documentos e contratação de uma plataforma até a implementação e treinamento da equipe para seu uso.
Diferente da gestão tradicional, o GED oferece inúmeras vantagens, entre elas:
1. Digitalização
Com a digitalização, os documentos físicos se tornam arquivos digitais, que podem ser armazenados em diferentes formatos, como PDF ou imagens de alta resolução.
Com isso, tecnologias de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) permitem que as buscas sejam feitas por partes do texto através da escaneabilidade, garantindo mais velocidade ma procura por informações específicas – como dados em um contrato ou prontuário médico.
2. Organização inteligente
A organização inteligente – através do uso de metadados – também representa uma grande vantagem. Informações descritivas como nome do autor, tipo de documento, data, departamento ou palavras-chave permitem a localização precisa de documentos por grupos de interesse, facilitando a busca.
3. Acesso remoto
Com os documentos armazenados em um ambiente digital – normalmente na Nuvem – fica muito mais fácil para acessá-lo de qualquer lugar. Sendo assim, os colaboradores perdem menos tempo se dirigindo a arquivos físicos, além de garantir que mais de uma pessoa possa ter acesso às informações ao mesmo tempo.
4. Segurança avançada
Por fim, o GED garante três pilares de segurança para as empresas: a criptografia, que usa padrões segurança para codificar dados e evitar que sejam lidos por pessoas indesejadas; o controle de acesso, que limita o acesso às informações para pessoas autorizadas; e o backup automático, que protege contra a perda de informações por desastres naturais, acidentes ou até mesmo ataques cibernéticos.
Como o GED auxilia na redução de custos operacionais?
Como visto anteriormente, o GED traz diferentes benefícios para as empresas, mas como estes benefícios se convertem em redução de custos operacionais? Confira a seguir:
Centralização de repositórios
O GED elimina a dispersão de documentos físicos em diferentes departamentos. Todos os arquivos são armazenados em um único ambiente digital, com:
- Busca instantânea, que localiza contratos, faturas ou prontuários em segundos, usando palavras-chave.
- Redução significativa no tempo gasto com organização manual.
Essa mudança oferece mais agilidade na produção dos colaboradores, que podem se dedicar a outras tarefas, sendo elas manuais ou estratégicas, otimizando os processos na sua empresa.
Armazenamento em nuvem
A substituição de servidores locais e arquivos físicos pelo armazenamento em nuvem se converte em:
- Corte de custos, eliminando gastos com infraestrutura física e manutenção de servidores.
- Escalabilidade, permitindo que você pague apenas pelo espaço utilizado.
- Acesso remoto, evitando que colaboradores se desloquem para acessar documentos e que acessem remotamente sem interrupção e de forma conjunta.
Segurança e conformidade
Com o GED, sua instituição se protege com mais segurança contra eventuais problemas jurídicos, extravios e perdas por acidentes – que geram alto custo com a recuperação de documentos. Sendo assim, você evita:
- Multas da LGPD, com controle de acesso e auditoria de documentos garantem conformidade.
- Vazamento de dados, com criptografia que impede o vazamento de informações sensíveis.
- Desastres naturais, com backup que recupera informações em casos de emergência.
Automatização de processos
Com a automatização de processos, você também aumenta a produtividade do seu negócio reduzindo o retrabalho e integrando seu sistema de gestão de documentos ao CRM da sua instituição. Tudo isso com:
- Eliminação de tarefas repetitivas, como o envio de documentos para a aprovação.
- Redução de erro humano por fluxos de trabalho padronizados que garantem precisão.
- Economia de horas por colaborador em processos manuais.
Conclusão
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) não é apenas uma modernização tecnológica, mas uma transformação financeira e operacional para empresas que buscam a melhora na produtividade e redução de custos operacionais.
Funcionalidades como centralização de repositórios, armazenamento em nuvem, segurança avançada e automação de processos, tornam o GED uma aliada indispensável. Com 35 anos de experiência e cases de sucesso em setores como saúde, educação e finanças, o Liquid oferece a plataforma mais completa e adaptável do mercado, com um serviço que combina tecnologia robusta, personalização e suporte especializado.
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