A organização e arquivamento de documentos são tarefas cruciais para a rotina de empresas que lidam com grande volume de informações. Seja para manter a conformidade com a legislação ou para otimizar o acesso às informações internas, adotar um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) se torna uma decisão estratégica.
Mas como funciona um GED na prática? E por que essa tecnologia é tão importante para a organização e arquivamento de dados digitais?
Para responder seus questionamentos, apresentaremos neste artigo como um sistema de GED opera, quais são as vantagens em sua adoção e o que considerar ao escolher a melhor solução para sua empresa.
Como funciona um sistema GED?
A GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos, funciona como uma plataforma tecnológica que automatiza e centraliza todo o ciclo de vida dos documentos corporativos. Desde a captura inicial até o arquivamento final, o sistema atua em diversas etapas que garantem segurança, rastreabilidade e redução do uso de papel.
A organização e arquivamento de documentos é apenas uma das funções da GED. Estes processos são otimizados através de diferentes etapas, facilitando e dinamizando o acesso às informações pelos colaboradores que lidam diariamente com informações vitais para o seu trabalho. Esse sistema costuma operar da seguinte forma:
- Digitalização e captura de documentos: arquivos físicos são convertidos em digitais por meio de scanners com tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres).
- Indexação inteligente: cada documento é classificado com base em palavras-chave, categorias, datas ou critérios personalizados.
- Armazenamento seguro: os arquivos são salvos em servidores com criptografia, backup automático e controle de acesso.
- Busca e recuperação: a partir de filtros ou palavras-chave, os usuários localizam rapidamente o que precisam, mesmo em grandes volumes de dados.
- Automação de processos: workflows automatizados são criados para aprovações, revisões e arquivamentos, eliminando etapas manuais.
O resultado é um sistema que não apenas organiza documentos, mas também garante que a informação certa esteja acessível para as pessoas certas, no momento certo.
Por que a GED é a melhor solução para organização e arquivamento de documentos?
O modelo tradicional de arquivamento em papel já não atende às necessidades de agilidade e controle que as empresas exigem hoje. A GED supera esse modelo ao permitir uma gestão moderna, digital e segura das informações, reduzindo erros, retrabalho e perda de dados.
Além disso, ela elimina gargalos comuns da gestão documental manual, como dificuldades na localização de arquivos, extravios e ausência de controle sobre versões e acessos.
Vantagens do GED para organização de documentos
Os principais ganhos com a organização de documentos utilizando a GED estão no âmbito operacional. Além de centralizar os arquivos, ele também facilita o seu acesso. Veja:
- Centralização de informações: todos os documentos ficam reunidos em um único ambiente, acessível a partir de qualquer lugar.
- Facilidade de acesso: a busca inteligente e os filtros personalizados facilitam a localização rápida de arquivos.
- Classificação padronizada: a indexação permite organizar os documentos de forma consistente, reduzindo a bagunça e aumentando a produtividade.
- Automação de rotinas: tarefas como aprovação de contratos, envio para assinatura ou arquivamento são automatizadas, reduzindo o tempo de execução.
Vantagens do GED para arquivamento de documentos
O arquivamento é uma etapa crítica na preservação e controle de documentos. Com a GED, ele ganha muito mais segurança e confiabilidade. Saiba como:
- Armazenamento digital com backup automático: evita perdas causadas por falhas físicas, desastres naturais ou erros humanos.
- Rastreabilidade completa: é possível acompanhar quem acessou, editou ou compartilhou cada documento.
- Controle de versões: nenhuma informação se perde ou é sobrescrita sem registro, garantindo histórico completo das alterações.
- Conformidade legal: sistemas como o Liquid Suite são compatíveis com certificações digitais e leis como a LGPD, permitindo arquivamento com validade jurídica.
Outros benefícios do GED
Além de ser essencial para organização e arquivamento de documentos, a Gestão Eletrônica traz outros diferenciais estratégicos:
- Redução de custos com papel, impressão e espaço físico.
- Colaboração entre equipes em tempo real, mesmo a distância.
- Acompanhamento de indicadores de desempenho por meio de relatórios automatizados.
- Maior sustentabilidade, com práticas alinhadas à transformação digital e ESG.
Como escolher o melhor sistema de GED?
Um dos primeiros pontos a observar é a segurança da informação. A plataforma deve oferecer mecanismos robustos de proteção, como criptografia de ponta a ponta, backups automáticos e compatibilidade com certificados digitais da ICP-Brasil, como faz o Liquid Suite, garantindo não apenas a confidencialidade dos dados, mas também a validade jurídica dos documentos armazenados.
Outro critério essencial é a facilidade de uso. Sistemas com interface confusa acabam desestimulando o uso por parte da equipe, o que compromete a adoção da ferramenta. O Liquid Suite resolve esse problema com uma estrutura de pastas intuitiva e uma busca otimizada por fichas indexadoras, permitindo que qualquer colaborador encontre e gerencie arquivos com rapidez, mesmo sem conhecimento técnico.
Você também deve avaliar a escalabilidade. À medida que a empresa cresce, é fundamental que o GED acompanhe esse avanço sem perder desempenho. Nesse aspecto, o Liquid Suite se destaca por hospedar seus documentos na nuvem da AWS, permitindo expansão de armazenamento e performance de forma automática e conforme a demanda.
Além disso, um bom sistema de GED precisa oferecer integrações com outros softwares corporativos, como ERPs. Isso possibilita automatizar processos e centralizar informações. O Liquid Suite oferece integrações nativas com diversos ERPs, otimizando o fluxo de trabalho e evitando retrabalho com cadastros duplicados.
Por fim, o suporte técnico e a frequência de atualizações são indispensáveis para garantir o bom funcionamento e a evolução contínua do sistema. O Liquid Suite disponibiliza uma equipe de especialistas em gestão documental, além de atualizações frequentes que mantêm a plataforma moderna, segura e alinhada com as melhores práticas do mercado.
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